kitaPLUS

1. Was ist KitaPlus?

 

KiTaPLUS ist als eine webbasierte Verwaltungssoftware für Kindertageseinrichtungen konzipiert und unterstützt die Verwaltungsprozesse zwischen Eltern, Einrichtung, Träger (ggf. auch Fachberatung und Spitzenverband) sowie der Landes- und Kommunalverwaltung. Als webbasierte Lösung erlaubt das Verfahren die Integration aller Akteure in ein System ausgehend von der KiTa-Suche über die Anmeldung bis hin zu Betreuung, Vertrag und Abrechnung.

 

Die Gesamtlösung wurde von der BMS Consulting und der NPO Applications zusammen mit Fachvertretern der fünf (Erz-)Bistümer in NRW entwickelt und kommt dort bei bis zu 2.600 Einrichtungen zum Einsatz. KiTaPLUS bietet eine Online-Schnittstelle zum ebenfalls von den Anbietern entwickelten Förderverfahren KiBiz.web, so dass aus den in KiTaPLUS verfügbaren Informationen automatisch Antrags-, Meldebogen- und Monatsdaten übermittelt werden können – Doppeleingaben werden so überflüssig.


2. Die Entstehung von KitaPlus:

 

KiTaPLUS wurde im Auftrag der fünf (Erz-)Bistümer für alle katholischen Kindertageseinrichtungen in NRW entwickelt, welche sich nach einem umfangreichen Markterkundungsverfahren für die Erstellung einer neuen modernen KiTa-Verwaltungssoftware in Zusammenarbeit mit der BMS Consulting und der NPO Applications entschieden haben. Im Rahmen des Markterkundungsverfahrens konnte keine bestehende Lösung dem gewünschten umfangreichen Anforderungsprofil entsprechen. Daher haben die fünf (Erz-)Bistümer gemeinsam beschlossen, die neue KiTa-Verwaltungssoftware „KiTaPLUS“ zu entwickeln und einzuführen, um die pädagogischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Träger bei den Verwaltungsarbeiten zu entlasten.

 

Auf der Basis einer bundesweiten Markterkundung und Ausschreibung erhielt der Unternehmensverbund BMS Consulting, Düsseldorf und NPO Applications GmbH, Oberhausen, den Zuschlag für die Entwicklung einer webbasierten Datenbank-Software, die alle relevanten Akteure prozessgebunden miteinander vernetzt. In Beauftragung eines Projektsteuerungskreises der Bistümer und unterstützt durch interdisziplinäre Arbeitsgruppen entwickelte BMS und NPO das Feinkonzept der Software und setzten diese unter Berücksichtigung des aktuellen Stands der Technik um. Koordiniert wurde das Projekt durch den KiTa-Zweckverband im Bistum Essen, dem größten KiTa-Träger Deutschlands.

 

3. Welche Module gibt es in KitaPlus:

 

Die Funktionen von KiTaPLUS teilen sich in die vier Bereiche Kinder, Personal, Allgemeine Verwaltung sowie Statistik und Förderung auf und decken damit sämtliche Aufgabenstellungen ab, die für die tägliche Verwaltungsarbeit einer Kindertageseinrichtung notwendig sind.

 

In den vier Bereichen finden Sie folgende Module:


Kinder:

  • Anmeldung und Warteliste
    (Die Warteliste gibt einen Überblick über diejenigen Kinder, welche sich für einen Betreuungsplatz an der Einrichtung beworben haben, sich aber (noch) nicht in der Betreuung der Einrichtung befinden bzw. welche noch nicht mit einer Betreuungsinformation ausgestattet sind.)
  • Kinderdaten
    (Die Übersicht der Kinder gibt einen Überblick über diejenigen Kinder, welche in der Betreuung sind und bereits eine Betreuungsinformation haben.)
  • Betreuungsübersicht
    (Das Modul Betreuungsübersicht gibt eine grafische Darstellung der Kinder in der Betreuung wieder)
  • Gruppenagebuch
    (Über das Modul Gruppentagebuch soll tageweise An- bzw. Abwesenheitserfassung der Kinder ermöglicht werden.)
  • Verpflegungsverwaltung
    (Die Verpflegungsverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, die Kinder, für die Ihre Einrichtung einen Verpflegungsvertrag geschlossen hat, zu verwalten und die monatliche Abrechnungen der entsprechenden Elternbeiträge bzw. Zuschüsse des Jugendamtes und Dritter vorzunehmen.)

 

Personal:

  • Personaldaten
    (Im Bereich Personaldaten können neue Mitarbeiter hinzugefügt, Mitarbeiter gelöscht oder bestehende Mitarbeiterdaten bearbeitet werden. Die Personalübersicht gibt einen Überblick über alle Mitarbeiter, die in der Einrichtung tätig bzw. zugeordnet sind.)
  • Dienstplan
    Das Modul Dienstplanermöglicht die Erstellung der Dienstplanvorlage für jeweils eine Kalenderwoche im Excel-Format und wird mit aktuellen erfassten Daten zur Anwesenheit der Kinder (aus dem Gruppentagebuch) und zur Abwesenheit des Personals (aus der Abwesenheitsverwaltung) vorbefüllt.
  • Urlaub- und Abwesenheiten
    (Über das Modul Urlaub und Abwesenheiten soll tagesgenau die Abwesenheits- bzw. Urlaubsverwaltung, sowie die Erfassung der Mehrarbeit bzw. des Freizeitausgleiches des Personals in der Einrichtung, ermöglicht werden.)

 

Einrichtung:

Einrichtungsstammdaten
(Im Bereich Einrichtungsstammdaten werden die Stammdaten der Einrichtung verwaltet z. B. Adresse, Kontakt, Betriebserlaubnis Öffnungszeiten usw.)

  • Gruppenübersicht
    (Die pädagogische Gruppenübersicht stellt die gruppenbezogenen Daten bzw. die Belegung als Übersicht bezogen auf das ausgewählte Kindergartenjahr (KGJ) dar.)
  • Planung
    (Das Planungsmodul unterstützt Einrichtungen bei der finanziellen Planung sowie der Neuaufnahme neuer Kinder zukünftiger KGJ über eine sog. „Planungsliste“ – diese ist auf die zukünftigen Neuaufnahmen bzw. zukünftige Umbuchungen (Vertragswechsel) ausgerichtet. Weiterhin soll das Modul eine Unterstützung bei der finanziellen sowie personellen Steuerung für das laufende sowie Planung zukünftiger KGJ sein.)
  • Statistik und Förderung
    (Das Modul bietet die Möglichkeit, Daten zum System KiBiz.web direkt aus KiTaPLUS zu synchronisieren.)
    Es können folgende Anträge bearbeitet werden:
  1. Monatsmeldung KiBiz.web
  2. Zuschussantrag
  3. Leistungsbescheid
  4. Meldebogenstatistik
  5. Statistik der Kinder- und Jugendhilfe

 

Verwaltung:

  • Kalender
  • Adressverwaltung
    (Im Bereich Adressverwaltung können Adressdaten wichtiger Kontaktpartner der Einrichtung erfasst und verwaltet werden.)
  • Dokumentenbibliothek
    (Im Bereich Dokumentenbibliothek gibt es die Möglichkeit eigene Dokumente / Vorlagen hochzuladen und für die verschiedenen Vorlagen in  KitaPlus z. B. Jugendamtsmeldung, Anmeldebestätigung eines Kindes die eigenen Dokumente oder die Standardvorlagen zu benutzen.)
  • Barkassenverwaltung
    (Das Modul ermöglicht die Erfassung von (Bar-)Kassenvorgängen in den Einrichtungen. Durch eine prozessuale Einbindung der Träger/ Verwaltungsträger soll ein Monatsabschluss der Barkassenvorgänge in den Einrichtungen erfolgen und eine Übertragung der notwendigen Informationen in die Finanzverwaltungssoftware unterstützt werden.)
  • Inventarverwaltung
    (Das Modul Inventarverwaltung unterstützt Einrichtungen / Träger bei der Erfassung und Pflege des (aktivierungsfähigen) Inventarbestandes einer Einrichtung. Die Inventarverwaltung erfolgt zeitlich unabhängig vom KGJ – die vorhandene Gebäudestruktur (=Räume) sowie das dazugehörige Inventar können fortlaufend dokumentiert werden. Der Anzeigebereich der Inventarverwaltung listet alle angelegten Räume einer Einrichtung sowie den zugeordneten Inventarbestand übersichtlich auf.)

 

KiTaPLUS zeichnet sich dabei in allen Programmbereichen durch eine hohe Fachlichkeit aus – gesetzliche Anpassungen werden jeweils zeitnah nachvollzogen. Abhängig vom Rechte- und Rollenkonzept werden die verschiedenen Beteiligten (z.B. Mitarbeiter der Einrichtung, des Trägers oder der Verwaltungsstellen) in die einzelnen Programmbereiche und Funktionen eingebunden.

 

4. Welche Vorteile hat KitaPlus:

Reduzierung des Zeitaufwandes für Verwaltungsarbeiten in der KiTa und damit mehr Zeit für die pädagogische Arbeit sowie Entlastung der Träger der KiTas bei den Verwaltungsarbeiten

  • Vernetzung der Beteiligten – d.h. die Verwaltungsprozesse und der Informationsaustausch zwischen den KiTas und den Trägern (bzw. Verwaltungsträgern) sowie den öffentlichen Zuschussgebern werden optimiert und auf eine einheitliche technische Grundlage gestellt
  • Die Sicherheit im Umgang mit den personenbezogenen Daten wird deutlich verbessert sowie das Risiko ungewollter Datenverluste (z.B. Diebstahl des PC) verringert
  • Die technische Vernetzung mit der zentralen Datenbank „KiBiz.web“ für das Förderverfahren in NRW (Monatsdaten, Zuschussantrag, Leistungsbescheid und Meldebogen) – direkte Synchronisierung aus KiTaPLUS per Knopfdruck
  • Anbindung weiterer Statistiken (KJHS) und Meldewege / Bescheinigungen (Betriebserlaubnis, Personalbogen, Unfallmeldung etc.) – Dokumente können „per Knopfdruck“ aus dem Datenbestand von KiTaPLUS erstellt werden
  • Statistische Auswertungen, die jederzeit aktuell abrufbar sind
  • Automatischer Datenabgleich mit dem Träger, Verwaltungsträger sowie der Fachberatung
  • Automatische Erinnerung an Termine und Aufgaben
  • KiTa-Kalender mit einrichtungsbezogenen Terminen (Schließungstage, Ferien, Veranstaltungen, etc.)
  • Online-Darstellung der KiTa im „KiTa-Portal“ (Bilder, Öffnungszeiten, Angebot, Kontaktinformationen,…) mit einer Suchfunktion für die Erziehungsberechtigten,
  • Unterstützung umfangreicher Planungs- und Kontrollsichten zur Belegung der Einrichtung im Abgleich zum Zuschussantrag bzw. aktuellen Leistungsbescheid nach KiBiz sowie Integration der Personalrechner der Landschaftsverbände zum SOLL-IST-Abgleich der Personalkapazitäten der Einrichtung
  • Die Umsetzung von KiTaPLUS erfolgt als webbasierte Software. Zu den zusätzlichen Vorteilen einer webbasierten Anwendung zählen unter anderem
    • Integrierte Datenhaltung für Stamm-, Belegungs- und Personaldaten bzw. alle weiteren Informationen – keine Medienbrüche und umfassende Datenvalidität über alle beteiligten Ebenen / Akteure
    • Laufende Aktualisierung des Gesamtsystems durch alle zugriffsberechtigten Nutzer – Zugriff wird durch differenziertes Rollen- und Benutzerkonzept gesteuert
    • Unterstützung prozessorientierter Vorgehensweisen (bspw. Barkassenverwaltung, Verpflegungsabrechnung etc.) über Bearbeitungslisten und Fortschrittskontrollen
    • Auswertungsmöglichkeiten in Echtzeit / umfassende Datenexporte und Listen / Flexibler Berichtsgenerator
    • Weitere Module / Erweiterungen sowie Änderungen der Datenabfragen (Statistik) und Auswertungen sind problemlos integrierbar – keine aufwändigen Updates mehr notwendig
    • Nutzung als Redaktionssystem für Internet-Inhalte und Online-Anmeldung möglich (KiTaFinder – Suche mit Karte und Steckbrief)

 

Weitere Informationen finden Sie unter www.kitaplus.de.

Christin Werrel





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Stephen Gierlings  



Stephen Gierlings

Guido Wehner




B.Sc.

Guido Wehner

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